Как и где хранятся результаты производственного контроля: сроки, требования, риски

Как и где хранятся результаты производственного контроля: сроки, требования, риски

Результаты производственного контроля (ПК) — это официальные документы, подтверждающие, что работодатель выполнил требования законодательства в сфере охраны труда и санитарно-эпидемиологического благополучия. Эти документы могут быть запрошены в ходе проверок и служат доказательной базой в случае несчастных случаев, споров с работниками или проверок контролирующих органов.

Разберём, какие документы нужно хранить, где и как это делать, сколько лет их нужно держать в архиве и что грозит за утрату или неправильное хранение.

📁 Какие документы нужно хранить

После проведения ПК работодатель должен сохранить:

• протоколы лабораторных исследований (по каждому фактору);

• сопроводительные письма, заключения, рекомендации;

• акт оказанных услуг от лаборатории;

• экземпляр утверждённой программы производственного контроля (ППК);

• план-график проведения ПК и документы о его исполнении;

• переписку по вопросам ПК (в том числе уточнения, согласования);

• акты внутреннего контроля (если предусмотрено).

🕓 Срок хранения

Сроки хранения определяются несколькими нормативными документами:

• Не менее 5 лет — согласно п. 2 статьи 29 Федерального закона № 52-ФЗ от 30.03.1999 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения».
  📚 Источник: Федеральный закон № 52-ФЗ

• Для отдельных отраслей (атомная, химическая, биологическая безопасность) срок может составлять до 45 лет и более — в соответствии с ведомственными приказами и подзаконными актами.

• Если данные связаны с вредными условиями труда, срок хранения может регулироваться также нормами по профзаболеваниям, пенсионному обеспечению и страховым выплатам (например, ФЗ-426 «О специальной оценке условий труда»).

💾 В каком виде можно хранить

Результаты ПК могут храниться:

• в бумажном виде — оригиналы с подписями и печатями;

• в электронной форме — если документы подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи».

При этом:

• скан-копии без ЭП не считаются юридически значимыми;

• электронные документы с ЭП должны быть доступны для предъявления при проверке в читаемом виде.

📌 Кто может затребовать документы

• Роспотребнадзор — при санитарных проверках;

• Государственная инспекция труда (Роструд) — при проверках по охране труда;

• ФСС — при рассмотрении компенсационных выплат;

• Прокуратура — в случае жалоб, инцидентов, нарушений;

• Суды — при трудовых спорах или расследованиях несчастных случаев.

⚠️ Что грозит при отсутствии документов

Если документы утеряны или не оформлены надлежащим образом:

• штраф до 80 000 рублей — по статье 5.27.1 КоАП РФ;

• отказ ФСС в зачёте расходов или компенсаций;

• невозможность доказать выполнение требований закона;

• признание работодателя виновным в несчастном случае или профзаболевании;

• административная или уголовная ответственность при тяжёлых последствиях.

🗃️ Как организовать хранение правильно

• Вести архив в структурированном виде: по годам, подразделениям, объектам контроля.

• Хранить оригиналы и копии документов отдельно.

• Подготовить журнал регистрации результатов ПК (по возможности — электронный реестр).

• Назначить ответственного за хранение (например, специалиста по ОТ или экологии).

• Обеспечить доступность документов в случае проверки.

✅ Итоги

Хранение результатов производственного контроля — это не только обязательное требование закона, но и защита работодателя от претензий и штрафов. Своевременно оформленные, надёжно сохранённые и правильно классифицированные документы — основа правовой безопасности организации.

Если Вы не уверены, что у Вас всё оформлено и хранится правильно — лучше провести аудит или заказать внешнюю консультацию. Это дешевле, чем штраф или переделка задним числом.